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ASSISTANT DE GESTION H/F

69 003 LYON
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Entreprise

Leader francais dans le domaine de la prestation de service travaillant en etroite collaboration avec les organismes financiers

Descriptif de poste

Missions et activités principales

Par délégation du Directeur de Gestion ou des Responsables de Gestion, vos missions principales s'articulent comme suit :

Tâches répétitives d’administration

 Réception & préparation du courrier
 Ouverture & tri du courrier (inclus boîtes mails Outlook)
 Rédaction de lettre, de mails de réponse.
 Gestion des appels téléphoniques (entrants & sortants)
 Pointage journalier des documents d’immatriculation (cartes grises en l’occurrence) réceptionnés par courrier
 Relance clients (échange de documents d’immatriculation, mise à jour des dossiers, etc. …)

Tâches principales

 Mise en place de dossiers,
 Suivi dossier des Clients « Constituants » (suivi des états de stock, saisies, vérifications et expéditions de documents (cartes grises), gestion et suivi des mouvements de stock, suivi des dossiers en statut « bloqué », suivi du respect du montant de la garantie demandé par le mandant, édition de Situation Mensuelle de Tierce Détention, édition de Certificat de Tierce Détention suite à inspection, suivi annuel des assurances, suivi périodique du droit de rétention, etc. … )
 Procéder aux renouvellements des dossiers (émission des annexes de renouvellement, suivi du retour signé par le client de l’annexe et transmission au mandant de l’annexe)
 Relance mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne des clients pour la réception des informations de stocks, des échanges de cartes grises ayant dépassé le délai de conservation……
 Envoi mensuel au mandant des statistiques et autres documents tels que états des stocks, liste des dossiers bloqués etc
 Préparation de la facturation et émission des documents (factures, avoirs)
 Suivi dossier d’engagement vis-à-vis des banques (édition mensuelle de rapport ou situation, suivi annuel des assurances, suivi bimensuel du droit de rétention, suivi de la date d’exigibilité, suivi du renouvellement, etc. …)
 Suivi et prise d’informations lors des déplacements du Directeur ou du Responsable ou absence d’une assistante (identification des communications de mails importants reçus dans les boites lors des absences, etc.),

Tâches ou projets ponctuels

 Mise en place de reporting de suivi des dossiers dans les régions.
 Préparation des documents & courriers suite aux rendez-vous de 1ers contacts (Préparation et mise en place d’un dossier de garantie
 Initiative pour la préparation des modifications aux contrats
 Préparation de la facturation (mise à jour des stocks plancher) et des tableaux spécifiques.

Compétences recherchées:

Rigueur et Excellente maitrise de l'organisation, de l'autonomie, de la prise d'initiative, réactivité sur la hiérarchisation des taches, communications avec les collègues et la hiérarchie et un sens aigu du service.

Profil recherché


Idéalement diplômé(e) d’un BAC+2, bonne maîtrise du français écrit et oral, une bonne maîtrise des outils informatiques (Excel, PowerPoint, Word et Outlook)

Conditions de travail

24k€ annuel sur 13 mois

Lieu

69 003 LYON

Personne à contacter

M FUSTER Franck

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